UAS - SISTEM INFORMASI AKUNTANSI KAMPUS ITBI MILENIAL
Nama: ERLITA NATASYA ANGKAT Jurusan: SISTEM INFORMASI - S1 Kelas: PAGI
SOAL
1). jelaskan fungsi-fungsi dokumen dan jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian dalam perusahaan!
Jawab :
Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian adalah :
1. Surat permintaan pembelianDokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat permintaan pembelian.2. Surat permintaan penawaran hargaDokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulang kali terjadi (tidak repetitif), yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.3. Surat order pembelianDokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih.4. Laporan penerimaan barangDokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.5. Surat perubahan order pembelianKadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan bisnis. Biasanya perubahan tersebut diberitahukan kepada pemasok secara resmi dengan menggunakan surat perubahan order pembelian.6. Bukti kas keluarDokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok.
Dan Terdapat jaringan yang membentuk sistem akuntansi pemberilan. Berikut jaringan prosedurnya:
1. Prosedur permintaan pembelian, pada prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formular surat permintaan permintaan pembelian kepada fungsi pembelian.2. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok, prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai macam syarat pembelian yang bertujuan untuk menjadi pamasok perusahaan.3. Prosedur order pembelian, fungsi pembelian di sini mengirim surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih.4. Prosedur penerimaan barang, fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan segala jenis, kuantitas, dan mutu barang yang telah diterima dari pemasok yang kemudian diikuti dengan membuat laporan penerimaan barang.5. Prosedur pencatatan utang, dalam fungsi ini akuntansi memeriksa segala dokumen-dokumen yang terkait dengan pembelian.6. Prosedur distribusi pembelian, prosedur ini meliputi distribusi akun yang didebit dari transaksi pembelian sebagai kepentingan pembuatan laporan manajemen.
2). Menurut kamu Bagian atau department mana diperusahan yang paling tepat untuk menentukan kebutuhan Sistem Informasi Akuntansi, Jelaskan secara singkat!
Jawab :
Bagian atau department yang paling tepat untuk menentukan kebutuhan adalah bagian atau department keuangan, karena bagian keuangan bisa menghitung kebutuhan perusahaan yang disesuaikan dengan keuangan perusahan, agar perusahaan tidak mengeluarkan biaya yang percuma.
3). Jelaskan beberapa alasan diperlukannya sistem informasi akuntansi (SIA) di perusahaan?
Jawab :
Beberapa alasan diperlukannya sistem informasi akuntansi (SIA) di perusahaan adalah :
a. Menyediakan informasi yang akurat dan tepat sehingga berdampak pada kemajuan perusahaan.b. Meningkatnya efisiensi pada perusahaan sehingga berdampak pada meningkatnya pendapatan.c. Meningkatnya kemampuan perusahaan dalam mengambil suatu keputusan secara bijak.d. Menambah sharing knowledge perusahaan.e. Meningkatkan efisiensi kerja pada bagian keuangan perusahaan karena adanya sistem informasi akuntansi.f. Meningkatkan kualitas produk yang dihasilkan.g. Mengurangi biaya produksi dan jasa dalam proses pembuatan produk perusahaan.
Sistem informasi akuntansi memiliki peran yang penting untuk kemajuan suatu perusahaan. Dengan adanya SIA, perusahaan bisa melakukan semua kegiatannya dengan lebih efektif dan efisien. Selain itu output dari SIA juga dapat di pertanggungjawabkan dalam pengambilan sebuah keputusan.
Dapat dibayangkan jika SIA dalam perusahaan tidak berjalan dengan baik, maka semua akan terhambat termasuk kegiatan bisnis perusahaan menjadi berhenti. Tidak hanya itu, dalam menjalankan perusahaan Anda juga perlu melakukan administrasi keuangan yang baik, SIA di kombinasikan dengan administrasi keuangan yang baik pastinya akan menghasilkan hasil yang lebih baik.
4). Jelaskan unsur pengendalian intern yang dilakukan perusahaan dalam Sistem Akuntansi Penggajian & Pengupahan!
Jawab :
Menurut Mulyadi (2008:285), Umumnya pembayaran yang dilakukan perusahaan kepada karyawan dibedakan menjadi dua jenis yaitu pembayaran gaji dan pembayaran upah. Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer. Sedangkan upah umumnya merupakan pembayaran jasa atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh). Umumnya gaji dibayar tetap perbulan sedangkan upah dibayar berdasarkan hari kerja, jam kerja, atau jumlah satuan produksi yang dihasilkan. Pembayaran ini sedapat mungkin diawasi dan dikendalikan guna mencegah kekeliruan dan kesalahan yang mungkin dapat terjadi, untuk itu diperlukan suatu struktur pengendalian intern sehubungan denga pembayaran gaji dan upah. Unsur Pengendalian Intern dalam sistem akuntansi penggajian adalah sebagai berikut :
1. Organisasi
Namanya tercantum dalam daftar gaji harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan Perusahaan yang di tanda tangani oleh Direktur Utama. Setiap Perubahan gaji karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji, tambahan keluarga harus di dasarkan pada surat keputusan Direktur Keuangan. Setiap potongan atas gaji karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan harus di dasarkan atas surat potongan gaji yang di otorisasi oleh fungsi kepegawaian. Kartu jam hadir harus di otorisasi oleh fungsi pencatat waktu. Perintah lembur harus di otorisasi oleh kepala Departemen yang bersangkutan. Daftar gaji harus di otorisasi oleh fungsi personalia.Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji harus di otorisasi oleh fungsi akuntansi.
2. Prosedur Pencatatan
Perubahan dalam pencatatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji karyawan. Kartu Penghasilan Karyawan di selenggarakan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk mengumpulkan semua penghasilan yang diperoleh masing-masing karyawan selama jangka waktu setahun. Informasi yang di cantumkan dalam kartu penghasilan karyawan ini di pakai sebagai dasar perhitungan pajak penghasilan yang menjadi kewajiban setiap karyawan.Tarif upah yang di cantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya oleh fungsi akuntansi biaya. Fungsi akuntansi ini banyak bertanggung jawab atas distribusi upah langsung ke dalam kartu harga pokok produk pesanan yang menggunakan tenaga kerja langsung yang bersangkutan. Distribusi upah langsung tersebut di lakukan berdasarkan data yang di kumpulkan dalam kartu jam kerja.
3. Praktek Yang Sehat
Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini di pakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung.Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu.Pembuatan daftar gaji harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi akunatansi sebelum dilakukan pembayaran.Perhitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan.Catatan penghasilan karyawan di simpan oleh fungsi pembuat daftar gaji.
5). Jelaskan beberapa keuntungan yang nyata dari Sistem Informasi akuntansi?
Jawab :
Berikut beberapa keuntungan dari penggunaan Sistem Akuntansi :
1. Menghemat Waktu
Keuntungan yang paling penting dari penggunaan sistem akuntansi adalah kita bisa menghemat waktu dan tenaga dalam melakukan pencatatan. Dalam Sistem Akuntansi akan terintegrasi dengan semua bagian di perusahaan mulai dari penjualan hingga gudang dengan Sistem Akuntansi sebagai muaranya. Jadi, tidak ada proses manual dalam penggunaannya.
2. Lebih Efisien
Dalam pengolahan data menjadi sebuah laporan keuangan dapat dibuat dengan mudah. Dengan staff yang berpengalaman dan Sistem Akuntansi, maka indikasi - indikasi kesalahan dapat terdeteksi di awal dan evaluasi kondisi keuangan perusahaan pun dapat diketahui dengan singkat.
3. Pencatatan Hutang dan Piutang yang Lebih Akurat
Sistem Akuntansi memiliki salah satu modul keuangan yang biasanya berisikan fitur Piutang (A/R) dan Hutang (A/P). Modul ini memungkinkan kita mencatat piutang dan hutang secara akurat. Selain itu dengan pencatatan Hutang dan Piutang yang akurat, kita dapat dengan mudah mengetahui posisi keuangan kita. Dengan sistem akuntansi, kita dapat juga mengetahui umur dari Hutang dan Piutang kita melakukan Aging (analisa umur hutang/ piutang). Hal ini akan mengindarkan kita dari piutang tak tertagih atau terlambat pembayaran kepada supplier.
4. Meminimalisasi Risiko Kesalahan Pencatatan
Menggunakan Sistem Akuntansi akan meminimalisir kesalahan dalam pencatatan dibandingkan dengan proses manual. Selain itu juga Sistem Akuntansi saat ini juga dapat terintegrasi dengan Sistem Faktur Pajak, jadi resiko kesalahan dalam penginputan akan dapat diminimalisir sebaliknya keakuratan data menjadi sangat kuat.
6). Jelaskan apa yang dimaksud dengan dokumen transaksi serta jelaskan fungsi dan kegunaannya!
Jawab :
Dokumen transaksi berisi tentang kegiatan yang dilakukan dalam sebuah perusahaan. Dokumen transaksi memiliki peran yang penting pada setiap transaksi. Dokumen ini menjadi pengangan pihak terkait ketika terjadi permasalah dalam transaksi.Permasalahan yang timbul dapat diatasi dengan dokumen yang asli dengan memperlihatkan secara langsung bukti yang ada. Bukti yang ada dapat berupa bukti pembelian ketika ada sesuatu yang tidak sesuai antara dokumen order dengan barang yang datang. Dokumen ini juga berfungsi untuk mencocokan dengan transaksi lain yang berkaitan.
Dokumen transaksi memiliki jenis yang sangat beragam yang membuat suatu pemiliki usaha harus menetapkan cara yang paling tepat agar tidak terjadi kesalahan dalam transaksi. Pengelompokkan jenis transaksi juga mempermudah pemilik usaha untuk melakukan rekapitulasi barang yang dibeli atau terjual.
Dokumen transaksi juga merupakan dokumen yang mengambarkan bahwa telah terjadi sebuah transaksi atas kegiatan perusahaan yang dilakukan dalam kurun waktu tertentu. Dokumen transaksi ini memuat tanggal, kuantitas, serta harga penjualan atau pembelian atas barang atau jasa yang telah dilakukan.
Dokumen transaksi ini memiliki dua dokumen dalam hal transaksi. Dokumen tersebut ialah dokumen sumber dan dokumen pendukung. Dokumen sumber ialah dokumen yang digunakan sebagai sumber pencatatan kedalam buku pembantu atau jurnal. Dokumen pembantu ialah sebuah dokumen yang direkam dalam dokumen seumber tersebut. Contoh dokumen sumber dan dokumen pendukung dapat kita pahami bersama-sama. Berikut contoh dokumen sumber ialah faktur penjualan, faktur penjualan tunai, dan memo kredit. Dokumen pendukung ialah surat order pengiriman, laporan pengiriman barang, surat muat, dan laporan penerimaan barang.
Fungsi dan kegunaan dokumen transaksi adalah :
Media yang berisikan informasi atas suatu transaksiDapat mengetahui pihak mana yang bertanggung jawab atas transaksi tersebutSebagai media yang berisikan data informasi keuanganSebagai dasar pencatatan akuntansi,Untuk mengetahui pihak yang bertanggung jawab atas timbulnya transaksi,Untuk mengurangi kemungkinan kesalahan atau kekeliruan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan,Untuk menghindari terjadinya duplikasi dalam pengumpulan data keuangan,Untuk dapat memenuhi fungsi tersebut, bukti transaksi yang ada haruslah bermacam-macam jenis. Dengan demikin, satu jenis transaksi didukung oleh bukti transaksi tertentu.
7). Jelaskan jaringan prosedur dan unsur pengendalian intern yang dilakukan perusahaan dalam Sistem Akuntansi Penerimaan Kas! contohnya dalam transaksi!
Jawab :
Unsur sistem pengendalian intern yang dilakukan perusahaan dalam sistem akuntansi penerimaan kas adalah :
Organisasi
1. fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kas2. fungsi kas harus terpisah dari fungsi akuntansi3. transaksi penjualan tunai harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kas, fungsi pengiriman, & fungsi akuntansi.
Dilakukan pemisahan fungsi-fungsi ini agar dapat mengefektifkan semua karyawan dan agar tidak terjadi lagi perangkapan fungsi maka sebaiknya fungsi kas ditangani sendiri oleh pimpinan supaya tidak terjadi penyelewengan terhadap kas perusahaan yang dapat dilakukan oleh karyawan lain. Mengefektifkan kepala toko (wakil pimpinan) untuk menangani fungsi akuntansi karena wakil pimpinan sudah mempunyai keahlian dalam pencatatan, penerimaan uang dan melayani pembeli bilamana pimpinan tidak ada ditempat. Untuk fungsi penjualan sebaiknya ditangani oleh salah satu dari fungsi gudang atau fungsi pengiriman.
Sistem otorisasi & prosedur pencatatan4. penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir faktur penjualan tunai
5. penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi kas dengan cara membubuhkan cap "lunas" pada faktur penjualan tunai & penempelan pita register kas pada faktur tersebut.6. penjualan dengan kartu kredit bank didahului dengan permintaan otorisasi dari bank penerbit kartu kredit7. penyerahan barang diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara membubuhkan cap "sudah diserahkan pada faktur penjualan tunai 8. pencatatan ke dalam buku jurnal diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara memberikan tanda pada faktur penjualan tunai.
Didalam transaksi penjualan perlu adanya prosedur dan pencatatan yang baik guna mengetahui berapa besar penerimaan kas yang diperoleh dari hasil penjualan barang tersebut. Harus ada sistem otorisasi dan prosedur pencatatan agar pemakaiannya dapat dipertanggungjawabkan oleh pihak yang berwenang.Praktik yg sehat
9. faktur penjualan tunai bernomor urut tercetak & pemakaiannya dipertanggung-jawabkan oleh fungsi penjualan 10. jumlah kas yg diterima dari penjualan tunai disetor seluruhnya ke bank pada hari yg sama dengan transaksi penjualan tunai atau hari kerja berikutnya.11. penghitungan saldo kas yg ada di tangan fungsi kas secara periodik & secara mendadak oleh fungsi pemeriksa intern.Setiap perusahaan memerlukan informasi yang dapat membuka jalan menuju kesuksesan yang diharapkan. Oleh karena itu, untuk dapat menghasilkan informasi akuntansi yang relevan diperlukan sistem akuntansi yang mendukung.Agar memenuhi kebutuhan informasi bagi pihak luar maupun dalam perusahaan,disusun suatu sistem akuntansi. Sistem ini direncanakan untuk menghasilkan informasi yang berguna baik pihak luar maupun dalam perusahaan.Sistem akuntansi itu sendiri adalah formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data mengenai usaha suatu kesatuan ekonomis dengan tujuan untuk menghasilkan umpan balik dalam bentuk laporan-laporan yang diperlukan manajemen untuk mengawasi usahanya dan bagi pihak-pihak lain yang berkepentingan seperti pemegang saham, kreditur dan lembaga-lembaga pemerintah.
Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi penerimaan kas adalah sebagai berikut:
1. Prosedur Order Penjualan,dalam prosedur ini penjualan menerima order dari pembeli dan membuat faktur penjualan tunai untuk memungkinkan pembali melakukan pembayaran harga barang ke fungsi kas dan untuk memungkinkan fungsi gudang dan fungsi pengiriman menyiapkan barang yang akan diserahkan kepada pembeli.2. Prosedur Penerimaan Kas,dalam prosedur ini fungsi kas menerima pembayaran harga barang dari pembeli dan memberikan tanda pembayaran kepada pembali untuk memungkinkan pembeli tersebut melakukan pengambilan barang yang dibeli dari fungsi pengiriman.3. Prosedur Penyerahan Barang,dalam prosedur ini fungsi pengiriman menyerahkan barang kepada pembeli.4. Prosedur Pencatatan Penjualan Tunai,dalam prosedur ini fungsi akuntansi melakukan pencatatan transaksi penjualan tunai dalam jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas.5. Prosedur Penyetoran Kas ke Bank,dalam prosedur ini fungsi kas menyetorkan kas yang ditrima dari penjualan tunai ke bank dalam jumlah penuh.6. Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas,dalam prosedur ini fungsi akuntansi mencatat penerimaan kas kedalam jurnal penerimaan kas berdasar bukti setor bank yang diterima dari bank melalui fungsi kas.7. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan,dalam prosedur ini fungsi akuntansi membuat rekapitulasi harga pokok penjualan berdasarkan data yang dicatat dalam kartu persediaan.
Contohnya dalam transaksi ialah penerimaan uang tunai, transfer dari perusahaan lain, cek atau giro bilyet, dan penyetoran langsung dari debitur ke bank perusahaan.
8). Jelaskan apa yang dimaksud dengan bukti transaksi dan berikan pengeluaran kas!
Jawab :
Bukti transaksi merupakan salah satu dokumen asli yang menjadi alat untuk merekam semua transaksi yang terjadi. Dengan adanya bukti transaksi maka aktivitas ekonomi dalam perusahaan dapat diukur dan dapat dinilai dengan nilai mata uang. Nantinya hal ini juga akan memengaruhi laporan keuangan dalam sistem akuntansi. Manfaat utama dari bukti-bukti transaksi yaitu menyediakan bukti tertulis atas transaksi yang telah dilaksanakan, dan sekaligus untuk menghindari kemungkinan terjadinya sengketa di masa yang akan datang. Bukti transaksi tersebut antara lain yakni faktur, nota, kwitansi dan cek yang menjadi bukti transaksi didalam perusahaan.
Contoh pengeluaran kas adalah Pembelian perlengkapan dalam jumlah kecil, pembayaran beban angkut, pembayaran beban listrik dan air, pembayaran beban service kendaraan, dan pembayaran pemasangan iklan.
9). Sebutkan unsur-unsur pengendalian akuntansi terhadap kas yang bersangkutan dengan praktik yang sehat!
Jawab :
Berikut jawabannya
a. Saldo kas yang ada di tangan harus dilindungi dari kemungkinan pencurian atau penggunaan yang tidak semestinya.b. Dokumen dasar & dokumen pendukung transaksi pengeluaran kas harus dibubuhi cap “lunas” oleh bagian kas setelah transaksi pengeluaran kas dilakukan.c. Penggunaan rekening koran bank (bank statement), yang merupakan informasi dari pihak ketiga, untuk mengecek ketelitian catatan kas oleh fungsi pemeriksa intern (internal audit function) yang merupakan fungsi yg tidak terlibat dalam pencatatan & penyimpanan kas.d. Semua pengeluaran kas harus dilakukan dengan cek atas nama perusahaan penerima pembayaran atau dengan pemindah-bukuan.e. Jika pengeluaran kas hanya menyangkut jumlah yang kecil, pengeluaran ini dilakukan sistem akuntansi pengeluaran kas melalui dana kas kecil, yg akuntansinya diselenggarakan dengan imprest system.f. Secara periodik diadakan pencocokan jumlah fisik yang ada di tangan dengan jumlah kas menurut catatan akuntansi.g. Kas yg ada di tangan (cash in safe) dan kas yg ada di perjalanan (cash in transit) diasuransikan dari kerugian.h. Kasir diasuransikan (fidelity bond insurance)i. Kasir dilengkapi dgn alat-alat yang mencegah terjadinya pencurian terhadap kas yang ada di tangan (misalnya mesin register kas, almari besi, & strong room).j. Semua nomor cek harus dipertanggung-jawabkan oleh bagian kassa
10). Dari topik yang kamu pilih di TM 6 bagian 2, deskripsikanlah Sistem akuntansi yang kamu pilih, bagaimana system dan Prosedur yang terkait, dan jelaskan fungsi apa saja yang terkait (Flowchart) dan dokumen yang di gunakan terkait topik yang kamu pilih!
Jawab :
SISTEM AKUNTANSI ASET (AKTIVA) TETAP
A. Pengertian Aset tetap adalah aset perusahaan yang memiliki wujud, mempunyai manfaat ekonomis lebih dari satu tahun, dan diperoleh perusahaan untuk melaksanakan kegiatan perusahaan, bukan untuk dijual kembali. Menurut Baridwan (1997: 271) aktiva tetap berwujud adalah aktiva-aktiva yang sifatnya relatif permanen yang digunakan dalam kegiatan perusahaan yang normal. Sedangkan menurut Simamora (2000: 298) aktiva tetap (fixed asset) adalah aktiva tetap yang diperoleh dalam bentuk siap pakai atau dengan dibangun terlebih dahulu, yang digunakan dalam operasi perusahaan, tidak dimaksudkan untuk dijual dalam rangka kegiatan normal perusahaan dan mempunyai masa manfaat lebih dari satu tahun. Berdasarkan beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi aktiva tetap adalah sistem akuntansi yang mengolah transaksi yang mengubah aktiva tetap yang melibatkan bagian-bagian yang saling berkaitan satu sama lain, untuk menghasilkan informasi akuntansi yang dibutuhkan berbagai tingkat manajemen pada perusahaan.
B. Karakteristik Transaksi Aset TetapTransaksi aset tetap memiliki karakteristik sebagai berikut:
1. Frekuensi terjadinya transaksi yang mengubah aset tetap relatif sedikit dibandingkan dengan transaksi yang mengubah aset lancar, namun umumnya menyangkut jumlah rupiah yang besar. 2. Pengendalian aset tetap dilaksanakan pada saat perencanaan perolehan aset tetap, sehingga sistem otorisasi perolehan aset tetap diterapkan pada saat perencanaan perolehan dan pada saat pelaksanaan rencana perolehan aset tetap.3. Pengeluaran yang terkait dengan aset tetap perlu dibedakan menjadi dua macam: pengeluaran pendapatan (revenue expenditure) dan pengeluaran modal (capital expenditure). Pengeluaran pendapatan dibebankan sebagai beban pada periode akuntansi terjadinya, sedangkan pengeluaran modal diperlakukan sebagai tambahan harga perolehan aset tetap dan dibebankan sebagai beban dalam periode akuntansi yang menikmati manfaat pengeluaran modal tersebut. Oleh karena itu, manajemen perusahaan perlu merumuskan kebijakan akuntansi untuk membedakan pengeluaran yang berhubungan dengan aset tetap ke dalam dua golongan: pengeluaran pendapatan dan pengeluaran modal.
C. Cara Perolehan Aktiva Tetap Aktiva tetap dapat diperoleh dengan berbagai cara, di mana masing-masing cara perolehan akan mempengaruhi harga perolehan (Baridwan, 1999: 271)
1. Pembelian Tunai Aktiva tetap yang diperoleh dari pembelian tunai dicatat dalam buku-buku dengan jumlah sebesar uang yang dikeluarkan. Semua biaya yang dikeluarkan untuk memperoleh aktiva tetap dikapitalisasikan sebagai harga perolehan aktiva tetap. 2. Pembelian Angsuran Aktiva tetap yang diperoleh dari pembelian angsuran dalam harga perolehan aktiva tetap tidak boleh termasuk bunga. Bunga selama angsuran baik jelas-jelas dinyatakan tersendiri, harus dikeluarkan dari harga perolehan dan dibebankan sebagai biaya. 3. Ditukar Dengan Surat Berharga Aktiva tetap yang diperoleh dengan cara ditukar dengan saham atau obligasi perusahaan, dicatat dalam buku sebesar harga pasar saham atau obligasi yang digunakan sebagai penukar. Apabila harga pasar saham atau obligasi tidak diketahui, harga perolehan aktiva ditentukan sebesar harga pasar aktiva tersebut. 4. Ditukar Dengan Aktiva Tetap Yang Lain Pembelian aktiva tetap dilakukan dengan cara tukar menukar, atau sering disebut tukar tambah. Di mana aktiva lama digunakan untuk membayar harga aktiva baru, baik seluruhnya atau sebagian di mana kekurangannya dibayar tunai. Dalam keadaan ini, harga perolehan aktiva tetap harus digunakan, yaitu aktiva baru dikapitalisasikan dengan jumlah sebesar harga pasar aktiva lama ditambah uang yang dibayarkan (kalau ada) atau dikapitalisasikan sebesar harga pasar aktiva baru yang diterima. 5. Diperoleh Dari hadiah Aktiva tetap yang diperoleh dari hadiah atau donasi dicatat sebesar harga pasarnya. 6. Aktiva Yang Dibuat Sendiri Dalam aktiva yang dibuat sendiri, harga pokok aktiva yang dibuat lebih rendah dari pada harga beli di luar, selisihnya merupakan penghematan biaya dan tidak boleh diakui sebagai laba. Tetapi apabila harga pokok akitva yang dibuat lebih tinggi dari harga beli diluar (dengan kuantitas yang sama) maka selisih yang ada diperlakukan sebagai kerugian, sehingga aktiva akan dicatat dengan jumlah sebesar harganya yang normal.
D. Manajemen Aset TetapDalam struktur organisasi, fungsi yang bertanggung jawab atas pengelolaan aset tetap berada di tangan Bagian Aset Tetap. Wewenang yang dimiliki oleh Bagian Aset Tetap adalah:1. Menempatkan aset tetap di tangan fungsi pemakai aset tetap.2. Memberikan otorisasi pemindahan aset tetap dari fungsi satu ke fungsi lainnya.3. Memberikan otorisasi penghentian pemakaian aset tetap.4. Memberikan otorisasi pengiriman aset tetap ke pihak luar untuk keperluan reparasi.
E. Struktur Kode Aset Tetap
a. Golongan Aset Tetap
1. Tanah dan perbaikan tanah (land and land improvement)2. Gedung dan perbaikan gedung (building and building improvement)3. Mesin dan peralatan pabrik4. Mesin dan peralatan kantor5. Mebel6. Kendaraan darat7. Kendaraan air8. Kendaraan udara9. Aset tetap lain
b. Jenis Aset Tetap
Tiap golongan aset tetap dapat dirinci lebih lanjut, masing-masing sampai dengan 99 jenis.Contoh: mesin dan peralatan kantor dirinci menjadi jenis aset tetap berikut ini:1 Mesin ketik manual2 Mesin ketik elektronik3 Mesin potong kertas4 Mesin penghancur kertas5 Mesin fotokopi6 Mesin cetak komputer7 Komputer8 Overhead projector9 TV monitor10 Slide projector11 Movie video ,dst.
c. Tahun Perolehan
Tahun perolehan aset tetap diambil dua angka terakhir dan dicantumkan dalam kode aset tetap. Misalnya, mesin fotokopi diperoleh dalam tahun 1992, pada angka yang ke-4 dan ke-5 dalam kode aset tetap dicantumkan angka 92. Kode tahun perolehan ini akan dengan cepat memberikan informasi umur aset tetap sampai dengan saat tertentu.
d. Fungsi
Kode fungsi memudahkan pembebanan beban penyusutan aset tetap ke dalam biaya produksi, beban administrasi dan umum, dan beban pemasaran. Karena dalam perusahaan manufaktur ada tiga fungsi pokok, maka kode fungsi ini disusun sebagai berikut:1. Produksi 2. Administrasi dan umum3. Pemasarane. Lokasi
f. Portability
Portability aset tetap digolongkan menurut kemudahan dan dapat atau tidaknya aset tetap dipindahkan dari satu tempat ke tempat lain sebagai berikut:1. Portable (dapat dibawa dengan tangan manusia).2. Movable (dapat dipindahkan dengan bantuan peralatan).3. Fixtures (melekat pada aset tetap lain).
F. Dokumen Akuntansi Aktiva Tetap
Menurut Mulyadi (2001: 3) formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. formulir sering disebut dengan istilah dokumen, karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi direkam (didokumentasikan) di atas secarik kertas. Formulir sering pula disebut dengan istilah media, karena formulir merupakan media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam organisasi ke dalam catatan. Dokumen yang digunakan untuk merekam data transaksi yang mengubah harga pokok aktiva tetap dan akumulasi depresiasi aktiva tetap yang bersangkutan. (Mulyadi, 2001: 600)
1. Surat Permintaan Otorisasi Investasi (Expenditure Authorization Request atau Authorization For Expenditure)
Karena investasi dalam aktiva tetap meliputi jumlah rupiah yang relatif besar dan mencakup keterikatan dana dalam jangka waktu yang relatif panjang, maka pengendalian aktiva tetap dilakukan melalui perencanaan yang matang. Perencanaan pengeluaran investasi dalam aktiva tetap dimulai dengan diajukannya usulan investasi kepada manajemen puncak. Dokumen yang digunakan untuk meminta persetujuan pelaksanaan investasi dalam aktiva tetap disebut surat permintaan otorisasi investasi.
2. Surat Permintaan Reparasi (Authorization For Repair)
Dokumen ini berfungsi sebagai perintah dilakukannya reparasi yang merupakan pengeluaran modal.
3. Surat Permintaan Transfer Aktiva Tetap
Dokumen ini berfungsi sebagai dokumen permintaan dan pemberian otorisasi transfer aktiva tetap.
4. Surat Permintaan Penghentian Pemakaian Aktiva Tetap
Dokumen ini digunakan sebagai permintaan dan pemberian otorisasi penghentian pemakaian aktiva tetap.
5. Surat Perintah Kerja (Work Order)
Dokumen ini memiliki dua fungsi yaitu sebagai perintah dilaksanakannya pekerjaan tertentu mengenai aktiva tetap dan sebagai catatan yang dipakai untuk mengumpulkan biaya pembuatan aktiva tetap. Dokumen ini digunakan sebagai perintah kerja pemasangan aktiva tetap yang dibeli, pembongkaran aktiva tetap yang dihentikan pemakaianya.
6. Surat Order Pembelian
Dokumen ini diterbitkan oleh fungsi pembelian yang merupakan surat untuk memesan aktiva tetap kepada pemasok. Untuk pembelian aktiva tetap yang melibatkan jumlah investasi yang besar umumnya penilaian pemasok dilakukan melalui proses tender terbuka.
7. Laporan Penerimaan Barang
Dokumen ini diterbitkan oleh fungsi penerimaan setelah fungsi ini melakukan pemeriksaan kuantitas, mutu dan spesifikasi aktiva tetap yang diterima dari pemasok.
8. Faktur Dari Pemasok
Dokumen ini merupakan tagihan dari pemasok untuk aktiva tetap yang dibeli.
9. Bukti Kas Keluar
Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran kas yang dibuat oleh fungsi akuntansi setelah dokumen surat permintaan otorisasi investasi, surat order pembelian, laporan penerimaan barang dan faktur dari pemasok diterima dan diperiksa oleh fungsi tersebut.
10. Daftar Depresiasi Aktiva Tetap
Daftar ini berisi jumlah biaya depresiasi aktiva tetap yang dibebankan dalam periode akuntansi tertentu. Dokumen ini merupakan dasar untuk pembuatan bukti memorial untuk pencatatan biaya depresiasi yang dibebankan dalam periode akuntansi tertentu.
11. Bukti Memorial
Dokumen ini digunakan sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi depresiasi aktiva tetap, harga pokok aktiva tetap yang telah selesai dibangun, pemberhentian pemakaian aktiva tetap dan pengeluaran modal.
G. Catatan Akuntansi Aktiva Tetap
Catatan akuntansi merupakan salah satu unsur dari suatu sistem akuntansi pokok yang terdiri dari jurnal, buku besar dan buku pembantu. (Mulyadi, 2001: 3). Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi harga pokok aktiva tetap dan akumulai depresiasi aktiva tetap. (Mulyadi, 2001: 608)
1. Kartu Aktiva Tetap Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang digunakan untuk mencatat secara rinci segala data yang bersangkutan dengan aktiva tetap tertentu. 2. Jurnal Umum Jurnal umum ini digunakan untuk mencatat transaksi harga pokok aktiva tetap yang telah selesai dibangun, biaya-biaya untuk pemasangan dan pembongkaran aktiva tetap, penghentian pemakaian aktiva tetap dan depresiasi aktiva tetap. 3. Register Bukti Kas Keluar Jurnal ini digunakan untuk mencatat transaksi pembelian aktiva tetap dan pengeluaran modal yang berupa pengeluaran kas.
H. Fungsi Yang Terkait Dalam Akuntansi Aktiva Tetap
Fungsi yang terkait dalam transaksi yang mengugah harga pokok aktiva tetap dan akumulasi depresiasi aktiva tetap (Mulyadi, 2001: 610-611) adalah:
1. Fungsi pemakai Dalam sistem akuntansi aktiva tetap, fungsi pemakai bertanggungjawab mengajukan usulan investasi dalam aktiva tetap dan mengajukan surat permintaan otorisasi investasi untuk merealisasikan perolehan aktiva tetap seperti yang tercantum dalam anggaran investasi yang telah disetujui oleh rapat umum pemegang saham. Unit organisasi pemakai aktiva tetap berfungsi mengelola pemakaian aktiva tetap.
2. Fungsi Riset dan Pengembangan Fungsi ini bertanggungjawab mengajukan usulan investasi aktiva tetap yang dimanfaatkan bersama oleh lebih dari satu fungsi. Di samping itu, fungsi ini bertanggungjawab melakukan studi kelayakan setiap usulan investasi dari berbagai fungsi lain dalam perusahaan.
3. Direktur Yang Bersangkutan Pejabat ini berfungsi memberikan persetujuan terhadap usulan investasi dan surat permintaan otorisasi reparasi yang diajukan oleh unit organisasi yang ada di bawah wewenangnya.
4. Direktur Utama Pejabat ini yang memberikan otorisasi terhadap semua mutasi aktiva tetap. Otorisasi ini dicantumkan dalam formulir surat permintaan otorisasi investasi dan surat permintaan otorisasi reparasi.
5. Fungsi Pembelian Fungsi ini bertanggungjawab memilih pemasok dan menerbitkan surat order pembelian untuk pengadaan aktiva tetap.
6. Fungsi Penerimaan Fungsi ini bertanggungjawab melakukan pemerikasaan terhadap aktiva tetap yang diterima dari pemasok. Hasil pemeriksaan terhadap aktiva tetap tersebut dicantumkan dalam laporan penerimaan barang.
7. Fungsi Aktiva Tetap Fungsi ini bertanggungjawab atas pengelolaan aktiva tetap perusahaan. Fungsi ini memiliki wewenang dalam penempatan, pemindahan dan penghentian pemakaian aktiva tetap.
8. Fungsi Akuntansi Fungsi ini bertanggungjawab dalam pembuatan dokumen sumber (bukti kas keluar dan bukti memorial) untuk pencatatan mutasi aktiva tetap dan penyelenggaraan buku pembantu aktiva tetap. Di samping itu, fungsi akuntansi bertanggungjawab atas penyelenggaraan jurnal yang bersangkutan dengan aktiva tetap (register bukti kas keluar dan bukti memorial).
I. Jaringan Subsistem
Jaringan subsistem yang membentuk sistem akuntansi aset tetap adalah :
1. Sistem pembelian aset tetap.2.Sistem perolehan aset tetap melalui pembangunan sendiri.3. Sistem pengeluaran modal.4. Sistem penghentian pemakaian aset tetap.5. Sistem transfer aset tetap.6. Sistem revaluasi aset tetap.7. Sistem akuntansi penyusutan aset tetap.
J. Unsur Pengendalian Intern
Organisasi
1. Fungsi pemakai harus terpisah dan fungsi akuntansi aset tetap.
2. Transaksi perolehan, penjualan, dan penghentian pemakaian aset tetap harus dilaksanakan oleh lebih dari satu unit organisasi yang berkerja secara independen.
Sistem Otorisasi
3. Anggaran investasi diotorisasi oleh Rapat Umum Pemegang Saham.
4. Surat permintaan otorisasi investasi, surat permintaan otorisasi reparasi, surat permintaan penghentian pemakaian aset tetap, dan surat permintaan transfer aset tetap diotorisasi oleh Direktur yang bersangkutan dan Direktur Utama.
5. Surat perintah kerja diotorisasi oleh kepada Departemen yang bersangkutan.
6. Surat order pembelian diotorisasi oleh pejabat yang berwenang.
7. Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan.
8. Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi.
9. Bukti memorial diotorisasi oleh kepala fungsi akuntansi.
Prosedur Pencatatan
10. Perubahan kartu aset tetap harus didasarkan pada bukti kas keluar, atau bukti memorial, atau surat permintaan transfer aset tetap yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap, yang diotorisasi oleh pejabat yang berwenang.
Praktik yang Sehat
11. Secara periodik dilakukan pencocokan fisik aset tetap dengan kartu aset tetap.
12. Penggunaan anggaran investasi sebagai alat pengendalian investasi dalam aset tetap
13. Penutupan asuransi aset tetap terhadap kerugian.
14. Kebijakan akuntansi tentang pemisahan pengeluaran modal (capital expenditure) dengan pengeluaran pendapatan (reverse expenditure).
K. Bagan Alir Sistem Akuntansi Aktiva Tetap.
Tujuan penggunaan bagan alir (flow chart) adalah untuk dapat membuat gambaran ringkas (tanpa banyak kata) dan dengan nyata dalam suatu bagan tentang berbagai operasi. Adapun bagan alir dari sistem akuntansi aktiva tetap dapat dilihat pada gambar sebagai berikut:
Jurusan: SISTEM INFORMASI - S1
Kelas: PAGI
SOAL
1). jelaskan fungsi-fungsi dokumen dan jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian dalam perusahaan!
Jawab :
Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian adalah :
1. Surat permintaan pembelian
Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat permintaan pembelian.
2. Surat permintaan penawaran harga
Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulang kali terjadi (tidak repetitif), yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.
3. Surat order pembelian
Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih.
4. Laporan penerimaan barang
Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.
5. Surat perubahan order pembelian
Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan bisnis. Biasanya perubahan tersebut diberitahukan kepada pemasok secara resmi dengan menggunakan surat perubahan order pembelian.
6. Bukti kas keluar
Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok.
Dan Terdapat jaringan yang membentuk sistem akuntansi pemberilan. Berikut jaringan prosedurnya:
1. Prosedur permintaan pembelian, pada prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formular surat permintaan permintaan pembelian kepada fungsi pembelian.
2. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok, prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai macam syarat pembelian yang bertujuan untuk menjadi pamasok perusahaan.
3. Prosedur order pembelian, fungsi pembelian di sini mengirim surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
4. Prosedur penerimaan barang, fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan segala jenis, kuantitas, dan mutu barang yang telah diterima dari pemasok yang kemudian diikuti dengan membuat laporan penerimaan barang.
5. Prosedur pencatatan utang, dalam fungsi ini akuntansi memeriksa segala dokumen-dokumen yang terkait dengan pembelian.
6. Prosedur distribusi pembelian, prosedur ini meliputi distribusi akun yang didebit dari transaksi pembelian sebagai kepentingan pembuatan laporan manajemen.
2). Menurut kamu Bagian atau department mana diperusahan yang paling tepat untuk menentukan kebutuhan Sistem Informasi Akuntansi, Jelaskan secara singkat!
Jawab :
Bagian atau department yang paling tepat untuk menentukan kebutuhan adalah bagian atau department keuangan, karena bagian keuangan bisa menghitung kebutuhan perusahaan yang disesuaikan dengan keuangan perusahan, agar perusahaan tidak mengeluarkan biaya yang percuma.
3). Jelaskan beberapa alasan diperlukannya sistem informasi akuntansi (SIA) di perusahaan?
Jawab :
Beberapa alasan diperlukannya sistem informasi akuntansi (SIA) di perusahaan adalah :
a. Menyediakan informasi yang akurat dan tepat sehingga berdampak pada kemajuan perusahaan.
b. Meningkatnya efisiensi pada perusahaan sehingga berdampak pada meningkatnya pendapatan.
c. Meningkatnya kemampuan perusahaan dalam mengambil suatu keputusan secara bijak.
d. Menambah sharing knowledge perusahaan.
e. Meningkatkan efisiensi kerja pada bagian keuangan perusahaan karena adanya sistem informasi akuntansi.
f. Meningkatkan kualitas produk yang dihasilkan.
g. Mengurangi biaya produksi dan jasa dalam proses pembuatan produk perusahaan.
Sistem informasi akuntansi memiliki peran yang penting untuk kemajuan suatu perusahaan. Dengan adanya SIA, perusahaan bisa melakukan semua kegiatannya dengan lebih efektif dan efisien. Selain itu output dari SIA juga dapat di pertanggungjawabkan dalam pengambilan sebuah keputusan.
Dapat dibayangkan jika SIA dalam perusahaan tidak berjalan dengan baik, maka semua akan terhambat termasuk kegiatan bisnis perusahaan menjadi berhenti. Tidak hanya itu, dalam menjalankan perusahaan Anda juga perlu melakukan administrasi keuangan yang baik, SIA di kombinasikan dengan administrasi keuangan yang baik pastinya akan menghasilkan hasil yang lebih baik.
4). Jelaskan unsur pengendalian intern yang dilakukan perusahaan dalam Sistem Akuntansi Penggajian & Pengupahan!
Jawab :
Menurut Mulyadi (2008:285), Umumnya pembayaran yang dilakukan perusahaan kepada karyawan dibedakan menjadi dua jenis yaitu pembayaran gaji dan pembayaran upah. Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer. Sedangkan upah umumnya merupakan pembayaran jasa atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh). Umumnya gaji dibayar tetap perbulan sedangkan upah dibayar berdasarkan hari kerja, jam kerja, atau jumlah satuan produksi yang dihasilkan. Pembayaran ini sedapat mungkin diawasi dan dikendalikan guna mencegah kekeliruan dan kesalahan yang mungkin dapat terjadi, untuk itu diperlukan suatu struktur pengendalian intern sehubungan denga pembayaran gaji dan upah. Unsur Pengendalian Intern dalam sistem akuntansi penggajian adalah sebagai berikut :
1. Organisasi
Namanya tercantum dalam daftar gaji harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan Perusahaan yang di tanda tangani oleh Direktur Utama.
Setiap Perubahan gaji karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji, tambahan keluarga harus di dasarkan pada surat keputusan Direktur Keuangan.
Setiap potongan atas gaji karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan harus di dasarkan atas surat potongan gaji yang di otorisasi oleh fungsi kepegawaian.
Kartu jam hadir harus di otorisasi oleh fungsi pencatat waktu.
Perintah lembur harus di otorisasi oleh kepala Departemen yang bersangkutan.
Daftar gaji harus di otorisasi oleh fungsi personalia.
Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji harus di otorisasi oleh fungsi akuntansi.
2. Prosedur Pencatatan
Perubahan dalam pencatatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji karyawan. Kartu Penghasilan Karyawan di selenggarakan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk mengumpulkan semua penghasilan yang diperoleh masing-masing karyawan selama jangka waktu setahun. Informasi yang di cantumkan dalam kartu penghasilan karyawan ini di pakai sebagai dasar perhitungan pajak penghasilan yang menjadi kewajiban setiap karyawan.
Tarif upah yang di cantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya oleh fungsi akuntansi biaya. Fungsi akuntansi ini banyak bertanggung jawab atas distribusi upah langsung ke dalam kartu harga pokok produk pesanan yang menggunakan tenaga kerja langsung yang bersangkutan. Distribusi upah langsung tersebut di lakukan berdasarkan data yang di kumpulkan dalam kartu jam kerja.
3. Praktek Yang Sehat
Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini di pakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung.
Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu.
Pembuatan daftar gaji harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi akunatansi sebelum dilakukan pembayaran.
Perhitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan.
Catatan penghasilan karyawan di simpan oleh fungsi pembuat daftar gaji.
5). Jelaskan beberapa keuntungan yang nyata dari Sistem Informasi akuntansi?
Jawab :
Berikut beberapa keuntungan dari penggunaan Sistem Akuntansi :
1. Menghemat Waktu
Keuntungan yang paling penting dari penggunaan sistem akuntansi adalah kita bisa menghemat waktu dan tenaga dalam melakukan pencatatan. Dalam Sistem Akuntansi akan terintegrasi dengan semua bagian di perusahaan mulai dari penjualan hingga gudang dengan Sistem Akuntansi sebagai muaranya. Jadi, tidak ada proses manual dalam penggunaannya.
2. Lebih Efisien
Dalam pengolahan data menjadi sebuah laporan keuangan dapat dibuat dengan mudah. Dengan staff yang berpengalaman dan Sistem Akuntansi, maka indikasi - indikasi kesalahan dapat terdeteksi di awal dan evaluasi kondisi keuangan perusahaan pun dapat diketahui dengan singkat.
3. Pencatatan Hutang dan Piutang yang Lebih Akurat
Sistem Akuntansi memiliki salah satu modul keuangan yang biasanya berisikan fitur Piutang (A/R) dan Hutang (A/P). Modul ini memungkinkan kita mencatat piutang dan hutang secara akurat. Selain itu dengan pencatatan Hutang dan Piutang yang akurat, kita dapat dengan mudah mengetahui posisi keuangan kita. Dengan sistem akuntansi, kita dapat juga mengetahui umur dari Hutang dan Piutang kita melakukan Aging (analisa umur hutang/ piutang). Hal ini akan mengindarkan kita dari piutang tak tertagih atau terlambat pembayaran kepada supplier.
4. Meminimalisasi Risiko Kesalahan
Pencatatan
Menggunakan Sistem Akuntansi akan meminimalisir kesalahan dalam pencatatan dibandingkan dengan proses manual. Selain itu juga Sistem Akuntansi saat ini juga dapat terintegrasi dengan Sistem Faktur Pajak, jadi resiko kesalahan dalam penginputan akan dapat diminimalisir sebaliknya keakuratan data menjadi sangat kuat.
6). Jelaskan apa yang dimaksud dengan dokumen transaksi serta jelaskan fungsi dan kegunaannya!
Jawab :
Dokumen transaksi berisi tentang kegiatan yang dilakukan dalam sebuah perusahaan. Dokumen transaksi memiliki peran yang penting pada setiap transaksi. Dokumen ini menjadi pengangan pihak terkait ketika terjadi permasalah dalam transaksi.
Permasalahan yang timbul dapat diatasi dengan dokumen yang asli dengan memperlihatkan secara langsung bukti yang ada. Bukti yang ada dapat berupa bukti pembelian ketika ada sesuatu yang tidak sesuai antara dokumen order dengan barang yang datang. Dokumen ini juga berfungsi untuk mencocokan dengan transaksi lain yang berkaitan.
Dokumen transaksi memiliki jenis yang sangat beragam yang membuat suatu pemiliki usaha harus menetapkan cara yang paling tepat agar tidak terjadi kesalahan dalam transaksi. Pengelompokkan jenis transaksi juga mempermudah pemilik usaha untuk melakukan rekapitulasi barang yang dibeli atau terjual.
Dokumen transaksi juga merupakan dokumen yang mengambarkan bahwa telah terjadi sebuah transaksi atas kegiatan perusahaan yang dilakukan dalam kurun waktu tertentu. Dokumen transaksi ini memuat tanggal, kuantitas, serta harga penjualan atau pembelian atas barang atau jasa yang telah dilakukan.
Dokumen transaksi ini memiliki dua dokumen dalam hal transaksi. Dokumen tersebut ialah dokumen sumber dan dokumen pendukung. Dokumen sumber ialah dokumen yang digunakan sebagai sumber pencatatan kedalam buku pembantu atau jurnal. Dokumen pembantu ialah sebuah dokumen yang direkam dalam dokumen seumber tersebut. Contoh dokumen sumber dan dokumen pendukung dapat kita pahami bersama-sama. Berikut contoh dokumen sumber ialah faktur penjualan, faktur penjualan tunai, dan memo kredit. Dokumen pendukung ialah surat order pengiriman, laporan pengiriman barang, surat muat, dan laporan penerimaan barang.
Fungsi dan kegunaan dokumen transaksi adalah :
Media yang berisikan informasi atas suatu transaksi
Dapat mengetahui pihak mana yang bertanggung jawab atas transaksi tersebut
Sebagai media yang berisikan data informasi keuangan
Sebagai dasar pencatatan akuntansi,
Untuk mengetahui pihak yang bertanggung jawab atas timbulnya transaksi,
Untuk mengurangi kemungkinan kesalahan atau kekeliruan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan,
Untuk menghindari terjadinya duplikasi dalam pengumpulan data keuangan,
Untuk dapat memenuhi fungsi tersebut, bukti transaksi yang ada haruslah bermacam-macam jenis. Dengan demikin, satu jenis transaksi didukung oleh bukti transaksi tertentu.
7). Jelaskan jaringan prosedur dan unsur pengendalian intern yang dilakukan perusahaan dalam Sistem Akuntansi Penerimaan Kas! contohnya dalam transaksi!
Jawab :
Unsur sistem pengendalian intern yang dilakukan perusahaan dalam sistem akuntansi penerimaan kas adalah :
Organisasi
1. fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kas
2. fungsi kas harus terpisah dari fungsi akuntansi
3. transaksi penjualan tunai harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kas, fungsi pengiriman, & fungsi akuntansi.
Dilakukan pemisahan fungsi-fungsi ini agar dapat mengefektifkan semua karyawan dan agar tidak terjadi lagi perangkapan fungsi maka sebaiknya fungsi kas ditangani sendiri oleh pimpinan supaya tidak terjadi penyelewengan terhadap kas perusahaan yang dapat dilakukan oleh karyawan lain. Mengefektifkan kepala toko (wakil pimpinan) untuk menangani fungsi akuntansi karena wakil pimpinan sudah mempunyai keahlian dalam pencatatan, penerimaan uang dan melayani pembeli bilamana pimpinan tidak ada ditempat. Untuk fungsi penjualan sebaiknya ditangani oleh salah satu dari fungsi gudang atau fungsi pengiriman.
Sistem otorisasi & prosedur pencatatan
4. penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir faktur penjualan tunai
5. penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi kas dengan cara membubuhkan cap "lunas" pada faktur penjualan tunai & penempelan pita register kas pada faktur tersebut.
6. penjualan dengan kartu kredit bank didahului dengan permintaan otorisasi dari bank penerbit kartu kredit
7. penyerahan barang diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara membubuhkan cap "sudah diserahkan pada faktur penjualan tunai
8. pencatatan ke dalam buku jurnal diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara memberikan tanda pada faktur penjualan tunai.
Didalam transaksi penjualan perlu adanya prosedur dan pencatatan yang baik guna mengetahui berapa besar penerimaan kas yang diperoleh dari hasil penjualan barang tersebut. Harus ada sistem otorisasi dan prosedur pencatatan agar pemakaiannya dapat dipertanggungjawabkan oleh pihak yang berwenang.
Praktik yg sehat
9. faktur penjualan tunai bernomor urut tercetak & pemakaiannya dipertanggung-jawabkan oleh fungsi penjualan
10. jumlah kas yg diterima dari penjualan tunai disetor seluruhnya ke bank pada hari yg sama dengan transaksi penjualan tunai atau hari kerja berikutnya.
11. penghitungan saldo kas yg ada di tangan fungsi kas secara periodik & secara mendadak oleh fungsi pemeriksa intern.
Setiap perusahaan memerlukan informasi yang dapat membuka jalan menuju kesuksesan yang diharapkan. Oleh karena itu, untuk dapat menghasilkan informasi akuntansi yang relevan diperlukan sistem akuntansi yang mendukung.
Agar memenuhi kebutuhan informasi bagi pihak luar maupun dalam perusahaan,disusun suatu sistem akuntansi. Sistem ini direncanakan untuk menghasilkan informasi yang berguna baik pihak luar maupun dalam perusahaan.Sistem akuntansi itu sendiri adalah formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data mengenai usaha suatu kesatuan ekonomis dengan tujuan untuk menghasilkan umpan balik dalam bentuk laporan-laporan yang diperlukan manajemen untuk mengawasi usahanya dan bagi pihak-pihak lain yang berkepentingan seperti pemegang saham, kreditur dan lembaga-lembaga pemerintah.
Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi penerimaan kas adalah sebagai berikut:
1. Prosedur Order Penjualan,dalam prosedur ini penjualan menerima order dari pembeli dan membuat faktur penjualan tunai untuk memungkinkan pembali melakukan pembayaran harga barang ke fungsi kas dan untuk memungkinkan fungsi gudang dan fungsi pengiriman menyiapkan barang yang akan diserahkan kepada pembeli.
2. Prosedur Penerimaan Kas,dalam prosedur ini fungsi kas menerima pembayaran harga barang dari pembeli dan memberikan tanda pembayaran kepada pembali untuk memungkinkan pembeli tersebut melakukan pengambilan barang yang dibeli dari fungsi pengiriman.
3. Prosedur Penyerahan Barang,dalam prosedur ini fungsi pengiriman menyerahkan barang kepada pembeli.
4. Prosedur Pencatatan Penjualan Tunai,dalam prosedur ini fungsi akuntansi melakukan pencatatan transaksi penjualan tunai dalam jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas.
5. Prosedur Penyetoran Kas ke Bank,dalam prosedur ini fungsi kas menyetorkan kas yang ditrima dari penjualan tunai ke bank dalam jumlah penuh.
6. Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas,dalam prosedur ini fungsi akuntansi mencatat penerimaan kas kedalam jurnal penerimaan kas berdasar bukti setor bank yang diterima dari bank melalui fungsi kas.
7. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan,dalam prosedur ini fungsi akuntansi membuat rekapitulasi harga pokok penjualan berdasarkan data yang dicatat dalam kartu persediaan.
Contohnya dalam transaksi ialah penerimaan uang tunai, transfer dari perusahaan lain, cek atau giro bilyet, dan penyetoran langsung dari debitur ke bank perusahaan.
8). Jelaskan apa yang dimaksud dengan bukti transaksi dan berikan pengeluaran kas!
Jawab :
Bukti transaksi merupakan salah satu dokumen asli yang menjadi alat untuk merekam semua transaksi yang terjadi. Dengan adanya bukti transaksi maka aktivitas ekonomi dalam perusahaan dapat diukur dan dapat dinilai dengan nilai mata uang. Nantinya hal ini juga akan memengaruhi laporan keuangan dalam sistem akuntansi. Manfaat utama dari bukti-bukti transaksi yaitu menyediakan bukti tertulis atas transaksi yang telah dilaksanakan, dan sekaligus untuk menghindari kemungkinan terjadinya sengketa di masa yang akan datang. Bukti transaksi tersebut antara lain yakni faktur, nota, kwitansi dan cek yang menjadi bukti transaksi didalam perusahaan.
Contoh pengeluaran kas adalah Pembelian perlengkapan dalam jumlah kecil, pembayaran beban angkut, pembayaran beban listrik dan air, pembayaran beban service kendaraan, dan pembayaran pemasangan iklan.
9). Sebutkan unsur-unsur pengendalian akuntansi terhadap kas yang bersangkutan dengan praktik yang sehat!
Jawab :
Berikut jawabannya
a. Saldo kas yang ada di tangan harus dilindungi dari kemungkinan pencurian atau penggunaan yang tidak semestinya.
b. Dokumen dasar & dokumen pendukung transaksi pengeluaran kas harus dibubuhi cap “lunas” oleh bagian kas setelah transaksi pengeluaran kas dilakukan.
c. Penggunaan rekening koran bank (bank statement), yang merupakan informasi dari pihak ketiga, untuk mengecek ketelitian catatan kas oleh fungsi pemeriksa intern (internal audit function) yang merupakan fungsi yg tidak terlibat dalam pencatatan & penyimpanan kas.
d. Semua pengeluaran kas harus dilakukan dengan cek atas nama perusahaan penerima pembayaran atau dengan pemindah-bukuan.
e. Jika pengeluaran kas hanya menyangkut jumlah yang kecil, pengeluaran ini dilakukan sistem akuntansi pengeluaran kas melalui dana kas kecil, yg akuntansinya diselenggarakan dengan imprest system.
f. Secara periodik diadakan pencocokan jumlah fisik yang ada di tangan dengan jumlah kas menurut catatan akuntansi.
g. Kas yg ada di tangan (cash in safe) dan kas yg ada di perjalanan (cash in transit) diasuransikan dari kerugian.
h. Kasir diasuransikan (fidelity bond insurance)
i. Kasir dilengkapi dgn alat-alat yang mencegah terjadinya pencurian terhadap kas yang ada di tangan (misalnya mesin register kas, almari besi, & strong room).
j. Semua nomor cek harus dipertanggung-jawabkan oleh bagian kassa
10). Dari topik yang kamu pilih di TM 6 bagian 2, deskripsikanlah Sistem akuntansi yang kamu pilih, bagaimana system dan Prosedur yang terkait, dan jelaskan fungsi apa saja yang terkait (Flowchart) dan dokumen yang di gunakan terkait topik yang kamu pilih!
Jawab :
SISTEM AKUNTANSI ASET (AKTIVA) TETAP
A. Pengertian
Aset tetap adalah aset perusahaan yang memiliki wujud, mempunyai manfaat ekonomis lebih dari satu tahun, dan diperoleh perusahaan untuk melaksanakan kegiatan perusahaan, bukan untuk dijual kembali. Menurut Baridwan (1997: 271) aktiva tetap berwujud adalah aktiva-aktiva yang sifatnya relatif permanen yang digunakan dalam kegiatan perusahaan yang normal. Sedangkan menurut Simamora (2000: 298) aktiva tetap (fixed asset) adalah aktiva tetap yang diperoleh dalam bentuk siap pakai atau dengan dibangun terlebih dahulu, yang digunakan dalam operasi perusahaan, tidak dimaksudkan untuk dijual dalam rangka kegiatan normal perusahaan dan mempunyai masa manfaat lebih dari satu tahun.
Berdasarkan beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi aktiva tetap adalah sistem akuntansi yang mengolah transaksi yang mengubah aktiva tetap yang melibatkan bagian-bagian yang saling berkaitan satu sama lain, untuk menghasilkan informasi akuntansi yang dibutuhkan berbagai tingkat manajemen pada perusahaan.
B. Karakteristik Transaksi Aset Tetap
Transaksi aset tetap memiliki karakteristik sebagai berikut:
1. Frekuensi terjadinya transaksi yang mengubah aset tetap relatif sedikit dibandingkan dengan transaksi yang mengubah aset lancar, namun umumnya menyangkut jumlah rupiah yang besar.
2. Pengendalian aset tetap dilaksanakan pada saat perencanaan perolehan aset tetap, sehingga sistem otorisasi perolehan aset tetap diterapkan pada saat perencanaan perolehan dan pada saat pelaksanaan rencana perolehan aset tetap.
3. Pengeluaran yang terkait dengan aset tetap perlu dibedakan menjadi dua macam: pengeluaran pendapatan (revenue expenditure) dan pengeluaran modal (capital expenditure). Pengeluaran pendapatan dibebankan sebagai beban pada periode akuntansi terjadinya, sedangkan pengeluaran modal diperlakukan sebagai tambahan harga perolehan aset tetap dan dibebankan sebagai beban dalam periode akuntansi yang menikmati manfaat pengeluaran modal tersebut. Oleh karena itu, manajemen perusahaan perlu merumuskan kebijakan akuntansi untuk membedakan pengeluaran yang berhubungan dengan aset tetap ke dalam dua golongan: pengeluaran pendapatan dan pengeluaran modal.
C. Cara Perolehan Aktiva Tetap
Aktiva tetap dapat diperoleh dengan berbagai cara, di mana masing-masing cara perolehan akan mempengaruhi harga perolehan (Baridwan, 1999: 271)
1. Pembelian Tunai
Aktiva tetap yang diperoleh dari pembelian tunai dicatat dalam buku-buku dengan jumlah sebesar uang yang dikeluarkan. Semua biaya yang dikeluarkan untuk memperoleh aktiva tetap dikapitalisasikan sebagai harga perolehan aktiva tetap.
2. Pembelian Angsuran
Aktiva tetap yang diperoleh dari pembelian angsuran dalam harga perolehan aktiva tetap tidak boleh termasuk bunga. Bunga selama angsuran baik jelas-jelas dinyatakan tersendiri, harus dikeluarkan dari harga perolehan dan dibebankan sebagai biaya.
3. Ditukar Dengan Surat Berharga
Aktiva tetap yang diperoleh dengan cara ditukar dengan saham atau obligasi perusahaan, dicatat dalam buku sebesar harga pasar saham atau obligasi yang digunakan sebagai penukar. Apabila harga pasar saham atau obligasi tidak diketahui, harga perolehan aktiva ditentukan sebesar harga pasar aktiva tersebut.
4. Ditukar Dengan Aktiva Tetap Yang Lain
Pembelian aktiva tetap dilakukan dengan cara tukar menukar, atau sering disebut tukar tambah. Di mana aktiva lama digunakan untuk membayar harga aktiva baru, baik seluruhnya atau sebagian di mana kekurangannya dibayar tunai. Dalam keadaan ini, harga perolehan aktiva tetap harus digunakan, yaitu aktiva baru dikapitalisasikan dengan jumlah sebesar harga pasar aktiva lama ditambah uang yang dibayarkan (kalau ada) atau dikapitalisasikan sebesar harga pasar aktiva baru yang diterima.
5. Diperoleh Dari hadiah
Aktiva tetap yang diperoleh dari hadiah atau donasi dicatat sebesar harga pasarnya.
6. Aktiva Yang Dibuat Sendiri
Dalam aktiva yang dibuat sendiri, harga pokok aktiva yang
dibuat lebih rendah dari pada harga beli di luar, selisihnya merupakan penghematan biaya dan tidak boleh diakui sebagai laba. Tetapi apabila harga pokok akitva yang dibuat lebih tinggi dari harga beli diluar (dengan kuantitas yang sama) maka selisih yang ada diperlakukan sebagai kerugian, sehingga aktiva akan dicatat dengan jumlah sebesar harganya yang normal.
D. Manajemen Aset Tetap
Dalam struktur organisasi, fungsi yang bertanggung jawab atas pengelolaan aset tetap berada di tangan Bagian Aset Tetap. Wewenang yang dimiliki oleh Bagian Aset Tetap adalah:
1. Menempatkan aset tetap di tangan fungsi pemakai aset tetap.
2. Memberikan otorisasi pemindahan aset tetap dari fungsi satu ke fungsi lainnya.
3. Memberikan otorisasi penghentian pemakaian aset tetap.
4. Memberikan otorisasi pengiriman aset tetap ke pihak luar untuk keperluan reparasi.
E. Struktur Kode Aset Tetap
a. Golongan Aset Tetap
1. Tanah dan perbaikan tanah (land and land improvement)
2. Gedung dan perbaikan gedung (building and building improvement)
3. Mesin dan peralatan pabrik
4. Mesin dan peralatan kantor
5. Mebel
6. Kendaraan darat
7. Kendaraan air
8. Kendaraan udara
9. Aset tetap lain
b. Jenis Aset Tetap
Tiap golongan aset tetap dapat dirinci lebih lanjut, masing-masing sampai dengan 99 jenis.
Contoh: mesin dan peralatan kantor dirinci menjadi jenis aset tetap berikut ini:
1 Mesin ketik manual
2 Mesin ketik elektronik
3 Mesin potong kertas
4 Mesin penghancur kertas
5 Mesin fotokopi
6 Mesin cetak komputer
7 Komputer
8 Overhead projector
9 TV monitor
10 Slide projector
11 Movie video ,dst.
c. Tahun Perolehan
Tahun perolehan aset tetap diambil dua angka terakhir dan dicantumkan dalam kode aset tetap. Misalnya, mesin fotokopi diperoleh dalam tahun 1992, pada angka yang ke-4 dan ke-5 dalam kode aset tetap dicantumkan angka 92.
Kode tahun perolehan ini akan dengan cepat memberikan informasi umur aset tetap sampai dengan saat tertentu.
d. Fungsi
Kode fungsi memudahkan pembebanan beban penyusutan aset tetap ke dalam biaya produksi, beban administrasi dan umum, dan beban pemasaran. Karena dalam perusahaan manufaktur ada tiga fungsi pokok, maka kode fungsi ini disusun sebagai berikut:
1. Produksi
2. Administrasi dan umum
3. Pemasaran
e. Lokasi
f. Portability
Portability aset tetap digolongkan menurut kemudahan dan dapat atau tidaknya aset tetap dipindahkan dari satu tempat ke tempat lain sebagai berikut:
1. Portable (dapat dibawa dengan tangan manusia).
2. Movable (dapat dipindahkan dengan bantuan peralatan).
3. Fixtures (melekat pada aset tetap lain).
F. Dokumen Akuntansi Aktiva Tetap
Menurut Mulyadi (2001: 3) formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. formulir sering disebut dengan istilah dokumen, karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi direkam (didokumentasikan) di atas secarik kertas. Formulir sering pula disebut dengan istilah media, karena formulir merupakan media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam organisasi ke dalam catatan. Dokumen yang digunakan untuk merekam data transaksi yang mengubah harga pokok aktiva tetap dan akumulasi depresiasi aktiva tetap yang bersangkutan. (Mulyadi, 2001: 600)
1. Surat Permintaan Otorisasi Investasi (Expenditure Authorization Request atau Authorization For Expenditure)
Karena investasi dalam aktiva tetap meliputi jumlah rupiah yang relatif besar dan mencakup keterikatan dana dalam jangka waktu yang relatif panjang, maka pengendalian aktiva tetap dilakukan melalui perencanaan yang matang. Perencanaan pengeluaran investasi dalam aktiva tetap dimulai dengan diajukannya usulan investasi kepada manajemen puncak. Dokumen yang digunakan untuk meminta persetujuan pelaksanaan investasi dalam aktiva tetap disebut surat permintaan otorisasi investasi.
2. Surat Permintaan Reparasi (Authorization For Repair)
Dokumen ini berfungsi sebagai perintah dilakukannya reparasi yang merupakan pengeluaran modal.
3. Surat Permintaan Transfer Aktiva Tetap
Dokumen ini berfungsi sebagai dokumen permintaan dan pemberian otorisasi transfer aktiva tetap.
4. Surat Permintaan Penghentian Pemakaian Aktiva Tetap
Dokumen ini digunakan sebagai permintaan dan pemberian otorisasi penghentian pemakaian aktiva tetap.
5. Surat Perintah Kerja (Work Order)
Dokumen ini memiliki dua fungsi yaitu sebagai perintah dilaksanakannya pekerjaan tertentu mengenai aktiva tetap dan sebagai catatan yang dipakai untuk mengumpulkan biaya pembuatan aktiva tetap. Dokumen ini digunakan sebagai perintah kerja pemasangan aktiva tetap yang dibeli, pembongkaran aktiva tetap yang dihentikan pemakaianya.
6. Surat Order Pembelian
Dokumen ini diterbitkan oleh fungsi pembelian yang merupakan surat untuk memesan aktiva tetap kepada pemasok. Untuk pembelian aktiva tetap yang melibatkan jumlah investasi yang besar umumnya penilaian pemasok dilakukan melalui proses tender terbuka.
7. Laporan Penerimaan Barang
Dokumen ini diterbitkan oleh fungsi penerimaan setelah fungsi ini melakukan pemeriksaan kuantitas, mutu dan spesifikasi aktiva tetap yang diterima dari pemasok.
8. Faktur Dari Pemasok
Dokumen ini merupakan tagihan dari pemasok untuk aktiva
tetap yang dibeli.
9. Bukti Kas Keluar
Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran kas yang
dibuat oleh fungsi akuntansi setelah dokumen surat permintaan otorisasi investasi, surat order pembelian, laporan penerimaan barang dan faktur dari pemasok diterima dan diperiksa oleh fungsi tersebut.
10. Daftar Depresiasi Aktiva Tetap
Daftar ini berisi jumlah biaya depresiasi aktiva tetap yang
dibebankan dalam periode akuntansi tertentu. Dokumen ini
merupakan dasar untuk pembuatan bukti memorial untuk
pencatatan biaya depresiasi yang dibebankan dalam periode akuntansi tertentu.
11. Bukti Memorial
Dokumen ini digunakan sebagai dokumen sumber untuk
pencatatan transaksi depresiasi aktiva tetap, harga pokok aktiva tetap yang telah selesai dibangun, pemberhentian pemakaian aktiva tetap dan pengeluaran modal.
G. Catatan Akuntansi Aktiva Tetap
Catatan akuntansi merupakan salah satu unsur dari suatu sistem akuntansi pokok yang terdiri dari jurnal, buku besar dan buku pembantu. (Mulyadi, 2001: 3). Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi harga pokok aktiva tetap dan akumulai depresiasi aktiva tetap. (Mulyadi, 2001: 608)
1. Kartu Aktiva Tetap
Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang
digunakan untuk mencatat secara rinci segala data yang
bersangkutan dengan aktiva tetap tertentu.
2. Jurnal Umum
Jurnal umum ini digunakan untuk mencatat transaksi harga pokok aktiva tetap yang telah selesai dibangun, biaya-biaya untuk pemasangan dan pembongkaran aktiva tetap, penghentian pemakaian aktiva tetap dan depresiasi aktiva tetap.
3. Register Bukti Kas Keluar
Jurnal ini digunakan untuk mencatat transaksi pembelian
aktiva tetap dan pengeluaran modal yang berupa pengeluaran kas.
H. Fungsi Yang Terkait Dalam Akuntansi Aktiva Tetap
Fungsi yang terkait dalam transaksi yang mengugah harga pokok aktiva tetap dan akumulasi depresiasi aktiva tetap (Mulyadi, 2001: 610-611) adalah:
1. Fungsi pemakai
Dalam sistem akuntansi aktiva tetap, fungsi pemakai bertanggungjawab mengajukan usulan investasi dalam aktiva tetap dan mengajukan surat permintaan otorisasi investasi untuk merealisasikan perolehan aktiva tetap seperti yang tercantum dalam anggaran investasi yang telah disetujui oleh rapat umum pemegang saham. Unit organisasi pemakai aktiva tetap berfungsi mengelola pemakaian aktiva tetap.
2. Fungsi Riset dan Pengembangan
Fungsi ini bertanggungjawab mengajukan usulan investasi aktiva tetap yang dimanfaatkan bersama oleh lebih dari satu fungsi. Di samping itu, fungsi ini bertanggungjawab melakukan studi kelayakan setiap usulan investasi dari berbagai fungsi lain dalam perusahaan.
3. Direktur Yang Bersangkutan
Pejabat ini berfungsi memberikan persetujuan terhadap usulan investasi dan surat permintaan otorisasi reparasi yang diajukan oleh unit organisasi yang ada di bawah wewenangnya.
4. Direktur Utama
Pejabat ini yang memberikan otorisasi terhadap semua mutasi aktiva tetap. Otorisasi ini dicantumkan dalam formulir surat permintaan otorisasi investasi dan surat permintaan otorisasi reparasi.
5. Fungsi Pembelian
Fungsi ini bertanggungjawab memilih pemasok dan menerbitkan surat order pembelian untuk pengadaan aktiva tetap.
6. Fungsi Penerimaan
Fungsi ini bertanggungjawab melakukan pemerikasaan terhadap aktiva tetap yang diterima dari pemasok. Hasil pemeriksaan terhadap aktiva tetap tersebut dicantumkan dalam laporan penerimaan barang.
7. Fungsi Aktiva Tetap
Fungsi ini bertanggungjawab atas pengelolaan aktiva tetap
perusahaan. Fungsi ini memiliki wewenang dalam penempatan, pemindahan dan penghentian pemakaian aktiva tetap.
8. Fungsi Akuntansi
Fungsi ini bertanggungjawab dalam pembuatan dokumen sumber (bukti kas keluar dan bukti memorial) untuk pencatatan mutasi aktiva tetap dan penyelenggaraan buku pembantu aktiva tetap. Di samping itu, fungsi akuntansi bertanggungjawab atas penyelenggaraan jurnal yang bersangkutan dengan aktiva tetap (register bukti kas keluar dan bukti memorial).
I. Jaringan Subsistem
Jaringan subsistem yang membentuk sistem akuntansi aset tetap adalah :
1. Sistem pembelian aset tetap.
2.Sistem perolehan aset tetap melalui pembangunan sendiri.
3. Sistem pengeluaran modal.
4. Sistem penghentian pemakaian aset tetap.
5. Sistem transfer aset tetap.
6. Sistem revaluasi aset tetap.
7. Sistem akuntansi penyusutan aset tetap.
J. Unsur Pengendalian Intern
Organisasi
1. Fungsi pemakai harus terpisah dan fungsi akuntansi aset tetap.
2. Transaksi perolehan, penjualan, dan penghentian pemakaian aset tetap harus dilaksanakan oleh lebih dari satu unit organisasi yang berkerja secara independen.
Sistem Otorisasi
3. Anggaran investasi diotorisasi oleh Rapat Umum Pemegang Saham.
4. Surat permintaan otorisasi investasi, surat permintaan otorisasi reparasi, surat permintaan penghentian pemakaian aset tetap, dan surat permintaan transfer aset tetap diotorisasi oleh Direktur yang bersangkutan dan Direktur Utama.
5. Surat perintah kerja diotorisasi oleh kepada Departemen yang bersangkutan.
6. Surat order pembelian diotorisasi oleh pejabat yang berwenang.
7. Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan.
8. Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi.
9. Bukti memorial diotorisasi oleh kepala fungsi akuntansi.
Prosedur Pencatatan
10. Perubahan kartu aset tetap harus didasarkan pada bukti kas keluar, atau bukti memorial, atau surat permintaan transfer aset tetap yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap, yang diotorisasi oleh pejabat yang berwenang.
Praktik yang Sehat
11. Secara periodik dilakukan pencocokan fisik aset tetap dengan kartu aset tetap.
12. Penggunaan anggaran investasi sebagai alat pengendalian investasi dalam aset tetap
13. Penutupan asuransi aset tetap terhadap kerugian.
14. Kebijakan akuntansi tentang pemisahan pengeluaran modal (capital expenditure) dengan pengeluaran pendapatan (reverse expenditure).
K. Bagan Alir Sistem Akuntansi Aktiva Tetap.
Tujuan penggunaan bagan alir (flow chart) adalah untuk dapat membuat gambaran ringkas (tanpa banyak kata) dan dengan nyata dalam suatu bagan tentang berbagai operasi. Adapun bagan alir dari sistem akuntansi aktiva tetap dapat dilihat pada gambar sebagai berikut:
ok
BalasHapus